因特殊時期，最近都在家中辦公，剛收到消息，印象筆記、全時云會議、石墨文檔、Worktile，這么四家公司為共抗肺炎工，已向所有企業(yè)免費開放遠程協(xié)同辦公服務(wù)。功能覆蓋文檔協(xié)作、項目管理、視頻會議等個個方面。

  下面小編給大家看下這四家創(chuàng)始人的分享和匯總吧。

  01. 印象筆記-信息管理&協(xié)作

  唐毅 | 印象筆記董事長兼CEO

  對于中小企業(yè)，此次肺炎疫情是一場始料未及的“黑天鵝事件”。為幫助中小企業(yè)和團隊，印象筆記企業(yè)版在1月29日免費開放了遠程辦公系統(tǒng)。

  宣布免費當(dāng)天，我們就收到了上千家企業(yè)和團隊的申請，其中既有全球知名的房地產(chǎn)集團、也有互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)公司，更有機關(guān)和事業(yè)單位。另外，我們也接到了很多武漢企業(yè)和單位的試用申請。比如，有一所武漢的中學(xué)就希望通過印象筆記來在線同步課程、輔導(dǎo)學(xué)生作業(yè)。

  印象筆記企業(yè)版首先可以整合企業(yè)工作中的所有信息。將不同應(yīng)用的零散信息整合在一個筆記中，包含常用的文本、表格、圖片、office文件、PDF、音頻、外部鏈接等，從而使一個項目的所有文檔都可以在同一個筆記里得到完整呈現(xiàn)。

  第二，印象筆記企業(yè)版可以幫助企業(yè)構(gòu)建團隊知識庫。將筆記按照筆記本、筆記本組的格式搭建成型，團隊即可實現(xiàn)一個不限設(shè)備，隨時使用的共享知識庫。同時，印象筆記可以進行圖文附件的深度檢索，包括文件標(biāo)題、筆記標(biāo)題、存儲的Word、PDF內(nèi)的具體文字，乃至存儲圖片上的文字。

  第三，團隊成員可以在印象筆記企業(yè)版上隨時同步企業(yè)不同項目的開展進度。同時，印象筆記可以幫助企業(yè)把每一位成員的經(jīng)驗進行沉淀，匯聚形成一個公司的寶貴資產(chǎn)，便于團隊成員快速、準(zhǔn)確地查閱過往的企業(yè)資料，避免信息缺失或不對稱，有效地將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識。

  最后，在協(xié)同辦公領(lǐng)域，印象筆記更關(guān)注的是基于信息和知識的協(xié)同，尤其適合一些輕量級的團隊協(xié)同場景。例如可以在準(zhǔn)備會議的過程中，將任務(wù)和時間要求分給相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，以使團隊中每名成員都清楚各自的工作及進度。

  最近幾天，印象筆記空間的使用率已經(jīng)超過了日常水平。這是一個很好的現(xiàn)象。它意味著：人們并沒有被疫情所擊潰，反而通過更新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，保持著生產(chǎn)和生活。

  02. 全時-在線視頻會議

  陳學(xué)軍 | 全時云會議 CEO

  會議是企業(yè)的剛需，傳統(tǒng)企業(yè)平時在現(xiàn)場開會居多，但用互聯(lián)網(wǎng)開會肯定更快，而且成本更低。目前大多數(shù)企業(yè)就算用視頻會議，也基于傳統(tǒng)的硬件。在這個時期來講，使用硬件是很不方便的，而且必須要在辦公室，沒法滿足在家、在路上或者出差的會議需求。

  今年春節(jié)，從初三開始我們的網(wǎng)上開戶量就變得很大。截至2月1日，業(yè)務(wù)量比平時增長了差不多100%。我們預(yù)測，疫情期間業(yè)務(wù)量大概會增長五倍。現(xiàn)在每天有近70萬人在我們的平臺上開會。

  我們現(xiàn)在有4萬個企業(yè)客戶，中國大的民企有一半都在使用我們的服務(wù)，比如順豐。他們西部現(xiàn)在所有的管理層，都已經(jīng)不在辦公室辦公，但物流不能中斷，在疫情期間，每天差不多要開100萬分鐘的會議。最近有5000個左右的管理者都在通過這種方式工作。

  1月26日開始，我們就對社會開放了免費使用。在這個階段，我們最重要的三件事：第一，保證系統(tǒng)穩(wěn)定性和容量�，F(xiàn)在大概準(zhǔn)備了10倍容量來應(yīng)對疫情。我們也有信心能夠幫助中國這么多企業(yè)在遠程辦公期間能夠正常開會。第二，保證通話聲音質(zhì)量。我們的語音在70%網(wǎng)絡(luò)丟包的情況下，依舊是可以正常溝通的。第三，及時服務(wù)。從初三開始，我們?nèi)珕T都已經(jīng)開始上班。每天大概要服務(wù)幾萬個新用戶使用我們的產(chǎn)品。做好以上三點，是我們應(yīng)對疫情的首要工作。

  03. 石墨文檔-文檔協(xié)作

  吳潔 | 石墨文檔創(chuàng)始人

  石墨文檔是一款云端Office，適用于文檔、表格、幻燈片等承載的各個方面，如線上頭腦風(fēng)暴、會議記錄、項目進度表、活動計劃與復(fù)盤、公司OKR等等，可以幫助解決以下遠程辦公挑戰(zhàn)——

  協(xié)作：異地協(xié)作最困難的就是文件的反復(fù)傳遞和版本問題，石墨文檔可以讓多人多地同時在一個文件內(nèi)進行編輯、評論，大大地減少了反復(fù)溝通的成本。即寫即存，避免了數(shù)據(jù)資料反復(fù)同步的低效。

  管理：企業(yè)的文件是企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。石墨文檔企業(yè)文件所有權(quán)歸屬企業(yè)，可按照組織架構(gòu)實現(xiàn)文檔分權(quán)、分級管理。無論是企業(yè)全員、部門內(nèi)、還是跨部門類型的項目協(xié)作，都可以輕松進行，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部及內(nèi)外之間共享資料的方式。

  安全：存儲上，將用戶的數(shù)據(jù)都保存在阿里云，如果公司所處的行業(yè)極度需要保密，也可以選擇定制版本，將資料部署在自有的服務(wù)器上。另外，更設(shè)置了文檔水印、離職員工賬號交接等內(nèi)容外泄預(yù)防與管控機制。

  公司身在武漢，一直有關(guān)注這次疫情。陸續(xù)發(fā)現(xiàn)一些志愿組織在使用石墨文檔共同編輯匯總信息，所以當(dāng)時免費開放了我們企業(yè)高級版的功能給這些組織使用。隨著確診人數(shù)不斷增長，國務(wù)院也要求不得早于2月3日復(fù)工，所以我們也在春節(jié)時間加班加點，推出了遠程辦公版、無線席位，免費給個人和中小企業(yè)來使用。

  04. Worktile-項目管理協(xié)作

  王濤 | Worktile CEO

  非常時期 ，Worktile團隊也希望做點力所能及的事情——2020年1月29日至5月1日，政府機構(gòu)/醫(yī)院/教育機構(gòu)/公益組織，以及湖北地區(qū)企業(yè)，可免費使用Worktile團隊協(xié)作產(chǎn)品的付費版所有功能，我們也會密切關(guān)注疫情態(tài)勢并調(diào)整免費期限。

  目前已有不少的高校及公益組織加入了我們的公益計劃，比方說一個民間志愿者團隊，用4天就建好了湖北醫(yī)療物資對接平臺，他們核心的21位團隊成員是在Worktile上完成團隊溝通及項目協(xié)作的。

  節(jié)后很多公司選擇遠程在家辦公，Worktile也能很好實現(xiàn)團隊間無縫溝通和項目協(xié)作，提升線上辦公的透明度和效率，加強員工的自驅(qū)力和積極性。

  1. 定目標(biāo)和計劃：對于遠程辦公來說，統(tǒng)一目標(biāo)和進展，將不同地方的同事統(tǒng)一到一個框架下，然后大家朝著一致的方向走，這是OKR的精髓，也是遠程辦公的必備方法論。

  2. 將工作落實到項目和任務(wù)：無論是一個部門或者小組內(nèi)部，還是部門與部門之間、小組與小組之間的跨團隊協(xié)作，基于項目和任務(wù)讓遠程工作有了統(tǒng)一的計劃載體、資源載體、時間載體和溝通載體�；�于項目和看板，能夠及時將不同時空工作的人們連接起來。

  3. 建立暢通無阻的流程：面向遠程工作，需要在跨區(qū)域團隊之間建立簡單而有效的流程，然后將流程同步到每個組織成員中，大家按照流程規(guī)則去協(xié)作，能夠極大解決遠程工作帶來的溝通成本。

  4. 日程安排：遠程辦公有一項很重要的事情就是：開會。開會這件事，對管理不成熟的團隊來說，并不是一件簡單的事情。會議需要明確的主題和發(fā)起者，會議需要確定的時間，會議需要落實為Todos和紀(jì)要，會議結(jié)束需要明確的結(jié)論。

  5. 日報周報：例會之后，我們同時要求每個人提交簡單明確的當(dāng)天日報，日報的價值在于管理，一方面團隊負(fù)責(zé)人可以很好收集遠程辦公成員的情況，幫忙解決他遇到的問題，另一方面，日報是實現(xiàn)信息共享的很有效方式，某個人遇到的問題可以在日報中被其他人了解，并立即響應(yīng)解決。

  小編說不愧是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)家，在難關(guān)當(dāng)先，首先想到的不是企業(yè)獲利，而且服務(wù)于公眾，希望四家公司越做越強。