對于大部分企業(yè)員工來說，在需要同時承擔(dān)多項(xiàng)任務(wù)、或者參與多個項(xiàng)目的時候，很容易出現(xiàn)應(yīng)接不暇，時間分配不合理，做重復(fù)工或無用功的情況。這時候可以利用飛書的文檔分清任務(wù)優(yōu)先級、細(xì)分工作時間，及時和團(tuán)隊(duì)對齊進(jìn)度，提高個人任務(wù)的管理和完成效率。
用文檔建立四象限任務(wù)清單
每天正式開始工作之前，先在文檔上把待做的任務(wù)詳細(xì)列出來，然后判斷和區(qū)分任務(wù)優(yōu)先級，并以此為依據(jù)來分配時間，確保個人的工作方向和節(jié)奏符合當(dāng)前整體的工作需要和進(jìn)度。
比較常用的區(qū)分任務(wù)優(yōu)先級的方法是四象限法則，依據(jù)這個法則可以列出如下任務(wù)清單：
需要強(qiáng)調(diào)的是，這里的重要和緊急都是相對的，要結(jié)合個人的工作重點(diǎn)和團(tuán)隊(duì)整體目標(biāo)來綜合判斷。以不重要但緊急為例，比如同事A馬上要交付一個方案，臨時在群里請大家提意見，這件事對于A來說是緊要的，但也許并不在你的工作范疇之內(nèi)，這時如果你剛好有空當(dāng)然可以積極響應(yīng)，但如果自己手上的緊要任務(wù)還未完成，就不必著急參與，而應(yīng)該交給時間更寬裕的其他成員來完成。
用日程細(xì)分工作時間
時間規(guī)劃和任務(wù)規(guī)劃是相輔相成的，用四象限法則理清任務(wù)后，借助日程把工作時間細(xì)分到每個任務(wù)上，并把該時間段的日程狀態(tài)設(shè)置為忙碌，方便其他成員直觀地看到忙閑狀態(tài)。
給每個任務(wù)日程設(shè)置一個提醒，比如5分鐘前，避免自己沉浸在某一項(xiàng)任務(wù)中而耽誤其他任務(wù)的進(jìn)度，也可以根據(jù)實(shí)際情況及時調(diào)整時間安排。
當(dāng)然，在實(shí)際工作中計劃往往趕不上變化，時間點(diǎn)經(jīng)常會有所調(diào)整，但有意識地細(xì)分時間可以更好地把握各項(xiàng)任務(wù)所需的時長和精力，為之后的任務(wù)和時間分配提供有效參考。
用文檔共享和協(xié)作，及時對齊進(jìn)度
在理清個人任務(wù)和時間分配后，要及時和同事溝通，對齊進(jìn)度，以確保自己的工作符合整體目標(biāo)和節(jié)奏，避免做無用功。除了私聊、群聊、開會以外，可以直接通過文檔快速同步進(jìn)度：方案、報告等文檔撰寫完成后，直接邀請團(tuán)隊(duì)成員閱讀或協(xié)作，成員可立刻收到通知，及時給出反饋。
在將個人已完成的工作文檔直接插入到團(tuán)隊(duì)日報、周報等共享文檔中，方便其他成員查看。
當(dāng)需要同時參與多個項(xiàng)目時，可以利用協(xié)作空間來集中管理各項(xiàng)子任務(wù)。項(xiàng)目進(jìn)度一目了然，不會造成混亂和遺漏。
對于經(jīng)常要同時面對多個任務(wù)的員工來說，利用飛書的文檔和日歷功能可以很好的將各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行梳理安排，合理分配時間，避免不必要的精力浪費(fèi)，提高工作效率。
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