對(duì)于大多數(shù)處在遠(yuǎn)程辦公狀態(tài)的朋友來(lái)說(shuō)，除了要找到一款適合自己的協(xié)作工具外，如何利用好協(xié)作工具也是一件非常重要的事情。近期比較火熱的幾款協(xié)作用具中，飛書的話題熱度相當(dāng)高，除了背靠字節(jié)跳動(dòng)這棵大樹(shù)外，高效率的溝通過(guò)程也是人們選擇的理由。
首先在找人環(huán)節(jié)，如果是你熟悉的同事那么直接搜索名稱即可，對(duì)于不熟悉的同事，就涉及到跨部門和職能的情況，因此一個(gè)明確的組織架構(gòu)信息就顯得非常重要。飛書在聯(lián)系人欄中不僅提供了完整的組織架構(gòu)信息，而且將日常高頻使用聯(lián)系群組都做了單獨(dú)的分類，方便我們可以高效的找到對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人。
找到對(duì)應(yīng)的人之后，我們就到了單點(diǎn)溝通的過(guò)程。工具需要盡可能幫助我們高效的傳遞、顯示、處理信息。飛書在消息的傳遞狀態(tài)和方式上提供了含蓄的已讀回執(zhí)和激進(jìn)的加急消息，前者能讓我們清楚的確認(rèn)消息已經(jīng)被對(duì)方閱讀，后者能讓我們加強(qiáng)消息的重要性。
消息被閱讀后，未讀的圓圈就會(huì)消失，為了防止遺忘該信息對(duì)方是否閱讀，鼠標(biāo)移動(dòng)到該信息內(nèi)容上時(shí)會(huì)出現(xiàn)明顯的已讀標(biāo)記。如果這條消息非常重要，那么你可以使用加急功能，以更強(qiáng)的通知方式讓對(duì)方接受消息。
在信息傳遞和展示完成后，我們可能需要對(duì)特定的信息進(jìn)行處理。飛書提供了Pin功能將重要信息進(jìn)行標(biāo)記，也支持將消息翻譯成任意語(yǔ)音，在設(shè)置可以開(kāi)啟自動(dòng)翻譯功能，此功能對(duì)有跨國(guó)際對(duì)接的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)非常實(shí)用。
當(dāng)單點(diǎn)溝通解決不了事情的時(shí)候，我們需要建群和相關(guān)人員一起處理問(wèn)題。當(dāng)群里的人和信息都變多時(shí)，對(duì)信息噪音的處理就顯得尤為重要。飛書為了降低信息噪音，提供了消息串功能，當(dāng)你對(duì)群里某條信息進(jìn)行回復(fù)時(shí)，只需要信息上點(diǎn)擊回復(fù)，你們對(duì)話就會(huì)形成一個(gè)消息串，在右側(cè)欄會(huì)顯示消息串的所有內(nèi)容，不僅方便回溯上下文也方便其他人加入消息串。
如果線上群體溝通依舊無(wú)法得出共同結(jié)論，為了避免無(wú)用功，我們就需進(jìn)行線下當(dāng)面的會(huì)議。我們可以使用群成員日歷功能，查看相關(guān)人員的日歷，然后根據(jù)大家的行程，快速建立線下會(huì)議。該功能在飛書窗口的右邊欄。
當(dāng)解決并完成了工作中所有任務(wù)和問(wèn)題，我們的各類單點(diǎn)和群體消息的生命周期已經(jīng)完結(jié)，為了避免他們?cè)谙趯?duì)其他信息產(chǎn)生干擾，我們可以通過(guò)將信息標(biāo)記為完成來(lái)進(jìn)行歸檔。如果后續(xù)需要對(duì)他進(jìn)行復(fù)盤或者回溯，那么只需要變更左下角的收件箱為已完成即可查看歸檔的所有內(nèi)容。
至此一套完整的辦公流程就告一段落了，可以看出，飛書這種基于To-Do-List思想來(lái)確認(rèn)軟件的操作方法，雖然在一些小細(xì)節(jié)還有提升的空間，但是整體流程的效率已經(jīng)非常之高，對(duì)于大多數(shù)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，對(duì)于提升工作效率的作用相當(dāng)顯著。
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